Gestión de registros o gestión de retencionesEl contenido de los servidores está fuera de control. Los usuarios, en todos los niveles de la empresa, envían y almacenan todo tipo de contenido corporativo a través de los diversos sistemas que hay en la organización —todo lo cual está sujeto a descubrimiento legal y requisitos de regulación. En Estados Unidos hay muchos litigios y tanto el gobierno federal como los gobiernos estatales y locales no dudan en elaborar nuevas normas y regulaciones sobre el almacenamiento y la disponibilidad de muchas clases de información. Recientemente se aprobó una serie de nuevas normas federales sobre descubrimiento y retención que entrarán en vigor este diciembre. Uno puede pensar que los sistemas de gestión de registros convencionales hacen la labor más pesada al solucionar el problema. Sin embargo, la adopción de la gestión de registros va demasiado lenta — particularmente, porque la gestión de registros tiene un papel fundamental en la ley Sarbanes-Oxley (SOX) y otras iniciativas de cumplimiento. Muchos factores han ralentizado la adopción como, por ejemplo, la falta de presupuesto; el tiempo necesario para inscribir y movilizar a los accionistas en cuestiones legales, de cumplimiento, unidades empresariales y TI, y la baja comprensión de lo que implica la gestión de registros. La alternativa, conocida como gestión de retenciones, da a las organizaciones muchas ventajas tangibles más allá de la gestión de registros tradicionales, incluyendo: - Prevención de la eliminación accidental o intencionada de la información necesaria para litigios o audiencias
- Automatización de la gestión de retenciones basada en reglas empresariales
- Protección del contenido de su exposición a destinatarios no autorizados
- Descubrimiento y bloqueo eficientes de una sola fuente, lo que reduce costes importantes
- Protección de filtraciones de información dañinas y arriesgadas
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